Vieraskynä. Kirjoittanut: Harri Turtiainen, CEO and co-founder, Applixure Oy.
Digitaalinen työkokemus: mitä se on ja miten sitä parannetaan?
Tässä kirjoituksessa viitataan digitaalisen työkokemuksen (eng. Digital Employee Experience) osa-alueeseen, jossa pohditaan, kuinka henkilöstön laitteet, erityisesti tietokoneet ja ohjelmistot, palvelevat käyttäjäänsä sekä kuinka tyytyväisiä he laitteisiin ovat.
Jotta kyseistä työntekijäkokemusta voidaan parantaa ja kehittää, laitteiden ja ohjelmistojen toimivuutta tulisi mitata. Tällöin puhutaankin digitaalisen työntekijäkokemuksen mittaamisesta. Kerron sinulle lisää!
Kaksi kärpästä yhdellä iskulla: paranna työvälineiden toimivuus sekä työtyyväisyys
Yleensä IT muodostaa kuvan työasemaympäristöstä ja sen toimivuudesta tukipyyntöjen kautta ja toisinaan laiteinventaario ei ole ajan tasalla. Valitettavasti näistä syntyvä virheellinen tilannekuva johtaa IT:n resurssien väärään kohdentamiseen. Tukeen nimittäin ilmoitetaan pääsääntöisesti yksittäisen työntekijän käyttöä olennaisesti haittaavia ongelmia, ja IT:n näkökulmasta ne eivät yleensä ole samanaikaisesti laajasti vaikuttavia. Korjaustoimet tehdään siis käyttäjä kerrallaan.
Suurin vaikutus toimivuuteen ja tyytyväisyyteen, eli digitaaliseen työntekijäkokemukseen, saadaan keskittymällä työntekijöitä häiritseviin ongelmiin. Häiritsevät ongelmat hidastavat ja turhauttavat, mutteivat estä käyttöä. Tämän vuoksi niistä ei yleensä raportoida tukeen, Tämän vuoksi niistä ei yleensä raportoida tukeen. Työntekijä yleisimmin kokee vaivalloisemmaksi yhteydenoton kuin jatkaa työskentelyä ongelmatilanteesta huolimatta.
Kun ongelma on säännöllisesti toistuva, on siihen usein – joko itse tai kollegan avulla – löydetty tapa kiertää se. Hyvä esimerkki on sovelluksen ”jumittaessa” käynnistetään kone uudestaan.
Tiesitkö, että kymmenet tai jopa sadat työntekijät voivat kärsiä jopa 200 päivää vuodessa tietokoneen hitaasta käynnistymisestä, mutta eivät ilmoita näistä? Yleinen ongelma. Jossain vaiheessa tästä koettu haitta kerryttää valtavaa negatiivista vaikutusta työtyytyväisyyteen ja häiritsee jopa työntekijän tuottavuutta.
Miten korjata ongelma, josta ei ole tietoinen?
Mistä siis liikkeelle? Ensiksi olisi hyvä saada ajantasaista ymmärrystä, mitä yrityksen työvälinepuolella tällä hetkellä on, miten koneet ja sovellukset toimivat sekä kuinka niitä käytetään.
Usein ero oletuksen ja todellisen tilanteen välillä on huomattava. IT:n omat tiedot, rekisterit ja luulot eivät kohtaa:
- Löytyy ohjelmistoja, joita ei pitäisi olla.
- Puuttuu ohjelmistoja ja päivityksiä, joita tulisi olla.
- Käyttöjärjestelmät eivät vastaa kauttaaltaan oletuksia, vaan tilanne onkin kuin villi länsi
Lista voi jatkua tuosta. Pelkkä ajantasainen inventointi on yksi tärkeä askel. Se on kuitenkin vain yksi askel.
On tärkeää saada tietoa siitä, miten ohjelmistoja käytetään. Se, että ohjelmisto on asennettu, ei vielä kerro tarvitaanko sitä. Ylimääräiset voidaan poistaa ja tällöin myös säästetään arvokkaissa lisenssikustannuksissa tai jopa välttyä sakoilta.
Tärkeää on myös saada tietoa siitä, kuinka laitteet, käyttöjärjestelmät ja ohjelmistot tosiasiassa toimivat. Ehkä myös useimmissa tapauksissa, miksi ja miten ne eivät toimi. Mitkä ohjelmat kaatuvat tai hyytyvät, ja mikä tilanne koneella on? Onko muisti vähissä, kovalevy täynnä vai onko prosessori nähnyt jo parhaat päivänsä?
Kun tieto saadaan kootusti kaikilta koneilta yhteen paikkaan, helppokäyttöisessä ja helposti ymmärrettävässä muodossa, nähdään jo pikavilkaisulla missä parantamisen varaa on.
Loputtomastihan sitä parantamisen varaa on, jos priorisointia ei tee. Kun listaa katsoo sen sijaan oikein järjestettynä, huomio keskittyy juuri niihin laajalti vaikuttaviin ongelmiin, jotka jäävät IT:n ja tuen tutkan alle. Useimmiten kyse on vieläpä varsin yksinkertaisesti ratkaistavista ongelmista. Mutta nyt yhden ongelman korjaamisella vaikutetaankin kymmenien, satojen tai jopa tuhansien työntekijöiden päivän sujumiseen. Samalla saatetaan korjata syitä tavallisten tukipyyntöjen taustalla.
Datapohjaisella tekemisellä IT:n työ muuttuu hetkessä tulipalojen sammuttelemisesta proaktiivisemmaksi. Työntekijät saavat enemmän aikaiseksi, kun koneet ja ohjelmistot toimivat sujuvammin. Kustannuksissakin säästetään, kun koneita ei tarvitse liian aikaisin päivitellä eikä maksaa käyttämättömistä ohjelmistoista.
Työntekijä ja työntekijäkokemus on keskeinen osa yrityksen tietoturvaa
Turvallisuus on yksi perustarpeistamme. Kuinka soveltaa sitä yrityksen työntekijöihin ja heidän työvälineisiin? Työnantajan tulisi luoda työntekijöilleen ympäristön, jossa he voivat keskittyä tuottavaan työhön.
Useimmiten asennettujen tietoturvapäivitysten todellisuus eroaa melkoisesti oletuksesta. Se, että päivitys on jaeltu ja sen olisi pitänyt asentua, ei aina tarkoita, että näin olisi tosiasiassa käynyt. Yksinkertaisimmillaan kyse voi olla siitä, että käyttäjä ei ole uudelleenkäynnistänyt konetta pitkään aikaan, jolloin päivitys ei ole myöskään asennu. On myös IT:n osalta tiettyjä ohjelmistoja ja versioita, joita ei sallita. Niitä tosissaan voi olla käytössä edelleen jopa hyvinkin laajalti.
Poikkeamia on mahdollista löytää ajantasaisella tiedolla ilman, että niitä erikseen lähdetään etsimään. Tällä tavalla niihin voidaan puuttua ajoissa. Turhia ohjelmistoja voidaan poistaa ja vähentää hyökkäyspinta-alaa. Versioita voidaan yhdenmukaistaa, kun ymmärretään kuka oikeasti mitäkin käyttää.
Työntekijäkokemuksen kehittäminen ja IT:n tehokkuus uudelle tasolle Applixuren ja Efecten avulla
Applixure on digitaalisen työntekijäkokemuksen mittaamiseen ja kehittämiseen kehitetty, niin ikään kotimainen, pilviohjelmisto, jota käyttää jo yli 500 yritystä ja organisaatiota. Heillä on työntekijäkokemuksen parantaminen nostettu prioriteetiksi.
Kun integroidaan Applixure Efecten käyttöjärjestelmään, saat ajantasaisen tiedon siitä, mitä tietokoneita on yrityksessä olemassa, mitä niissä on, miten niitä käytetään ja kuinka ne toimivat. Saat kaiken nopeasti ja helposti ymmärrettävässä sekä valmiiksi priorisoidussa muodossa, kun sinun tarvitsee jotain tietää.
Yhdessä Efecte ja Applixure muodostavat integraation kautta parin, joka nostaa IT:n tuottavuuden ja työntekijäkokemuksen kehittämisen uudelle automaattisemmalle tasolle. Ajantasainen tieto ja sen pohjalta löytyneet tarkistus-, korjaus- tai parannuskohteet voidaan automaattisesti viedä Efecteen työlistalle. Rutiinitehtävien osalta myös toimenpiteitä voidaan automatisoida.
Näin tietokoneiden ja niiden ohjelmistojen ylläpito tulee tehokkaammaksi samalla kun laatu, eli työntekijöiden kokemus, paranee. Tuloksiin päästään nopeasti lähes avaimesta kääntäen ilman ylimääräisiä hankkeita tai projekteja.
Saat lyhyen esittelyn jälkeen mahdollisuuden ilmaiseen kokeiluun omassa ympäristösi nähdäksesi, kuinka paljon todellisuus eroaakaan oletuksesta.
Ehkä olet tilanteen päällä ja kaikki sujuu sinun oletuksiesi mukaisesti. Mutta mikäli ilmaisen kokeilun myötä löydätkin poikkeavuuksia, on tieto sinulle arvokasta. Ehdit reagoida ennen tulipalon syttymistä.
P.S. Etätyöaikana nämä asiat vain korostuvat, kun työntekijät tuskailevat yksin eikä koneet ole firman palomuurin takana suojassa. Tämä integraatio toimii mainiosti myös etätyöskentelyssä!
