Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung

Efecte unterstützt die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung

Efecte als zentrale Plattform für die Digitalisierung von Verwaltungs- und IT-Prozessen

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung forscht an allen Aspekten der Biodiversität und betreibt dazu sieben Forschungsinstitute sowie drei Naturkundemuseen. Die SGN wurde 1817 gegründet und ist heute mit rund 800 Mitarbeitern eine der wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt und betreibt mit dem Frankfurter Haus eines der größten Naturkundemuseen Europas. Gemäß ihrer langen Tradition ist es Aufgabe der Gesellschaft, Naturforschung zu betreiben und die Ergebnisse der Forschung durch Veröffentlichung, durch Lehre sowie durch ihre Museen der Allgemeinheit zugänglich zu machen.

Die SGN will schrittweise ihre papiergebundenen Verwaltungsprozesse digitalisieren und deren Abwicklung für ihre Mitarbeiter deutlich effizienter gestalten. Sie war deshalb auf der Suche nach einer Service-Management-Lösung, mit der sie vor allem Prozesse außerhalb der klassischen Kern-IT zentral verwalten und auswerten kann. Efecte überzeugte mit seinem modularen Cloud-Ansatz, hoher Flexibilität sowie einem schlüssigen Gesamtkonzept und konnte sich erfolgreich gegen seine Mitbewerber durchsetzen.

Dienstreisen effektiver planen und abrechnen

Die insgesamt 800 Mitarbeiter müssen viel reisen und die Buchungen fristgemäß abrechnen. Dies erfolgt Stand heute über Formulare, die auf Papierform eingereicht und individuell freigegeben werden müssen. Mit Efecte wird der zugehörige Prozess digitalisiert, beschleunigt und die Bearbeitung der Formulare weitgehend automatisiert. Damit minimieren sich für die Antragsteller lästige Routine-Aufgaben und die HR-Mitarbeiter gewinnen mehr Zeit und können sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

„Unsere Forschenden sind häufig auf Reisen, daher wollten wir deren administrative Abwicklung deutlich vereinfachen und effektiver gestalten – und damit den Einstieg in die Digitalisierung unser gesamten Verwaltungsprozesse gestalten sowie den Reifeprozess unserer Kern-IT voranbringen“, sagt Gerolf Plüch, IT-Leiter bei der Senckenberg Gesellschaft. „Wir setzen Efecte zunächst zur Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen ein und bereiten im nächsten Schritt ein zentrales Incident Management für unsere Museen vor.“

Incident Management für Haustechnik und IT

Die Naturkundemuseen der Senckenberg Gesellschaft ziehen täglich eine Vielzahl von Besuchern an – eine funktionierende Haustechnik sowie unterstützende IT-Systeme sind für den reibungslosen Betrieb essenziell. Um eine schnelle Behebung von technischen Problemen sicherzustellen, bereitet die SGN die Museen auf ein zentrales Incident Management vor. Nach der Implementierung von Efecte können die Mitarbeiter auftretende Probleme entweder selbst beheben oder an die zuständigen Abteilungen weiterleiten und deren Behebung erheblich beschleunigen.

Was sich mit Efecte verändert

|Efecte als zentrale Plattform zur Digitalisierung von Prozessen

|automatisiertes und effizienteres Reisemanagement für 800 Mitarbeiter

|zentrales Incident Management für Naturkundemuseen 

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