Oikotietä onneen ei ole, mutta henkilötietojen hallinnassa on helppo ottaa merkittäviä askeleita eteenpäin

Tämä blogi on suunnattu niille ihmisille, jotka ovat kiinnostuneita yrityksensä operatiivisen toiminnan tehostamisesta, tietoturvan parantamisesta tai loppukäyttäjien käyttökokemuksen selkeästä parantamisesta.

Viimeiset 7 vuotta olen ensin CRM- ja myöhemmin ITSM- ja IDM-näkökulmasta käsin kuunnellut erilaisia yrityksiä ja heidän toiveitaan siitä, miten heidän IT-ympäristöään tai toimintatapojaan pitäisi kehittää. Yksi eniten operatiivista toimintaa häiritsevistä tekijöistä on yhä edelleen henkilötietojen laatu ja oikeellisuus.

 

Haasteita käyttäjiä koskevan tiedon ajan tasalla pitämisessä ja hallinnassa

Elämme teknologian aikakautta, ja sen mukanaan tuomat mahdollisuudet tuntuvat rajattomilta. Silti jokin niin yksinkertainen asia kuin "miten varmistamme, että palvelussamme on ajan tasalla olevat tiedot eri tyyppisistä palvelun käyttäjistä tai henkilöistä, jotka tavalla tai toisella liittyvät palvelun käyttöön?" on edelleen yksi päällimmäisistä päänsäryistä yrityksissä.

Nyt Efectellä aihe on noussut yhdeksi oleellisimmista ratkaisuista, joita asiakkailleni haluan tarjota.

Henkilörekisterien hallittavuutta hankaloittavat seuraavat tosiasiat:

  • Erilaisia järjestelmiä, palveluita ja käyttäjäryhmiä on tänä päivänä lukemattoman paljon
  •  Ulkoiset osoitelähteet yms. toimivat ratkaisuna usein vain kuluttaja-asiakkaisiin
  • Oikein implementoidut Master Data Management -tietokannat toisivat helpotusta, mutta niille muodostuu usein niin merkittävä hinta ja takaisinmaksuaika on aivan liian pitkä, eivätkä ne silti poista kaikkia ongelmia.

 

Toisaalta taas kaikki se tieto mitä mielellään pidettäisiin ajan tasalla tuo omat vaikeutensa:

  • Henkilön perustiedot (nimi, osoite, yhteystiedot jne.)
  • Henkilön rooliin liittyvät tiedot (titteli/asema, esimies, kustannuspaikka jne.)
  • Henkilön käyttö- tai kulkuoikeuksiin liittyvät tiedot
  • Mitä tietoja missäkin eri palvelussa (rekisterissä) säilytetään

 

Aihe on siis monimutkaisempi kuin ensi kuulemalta vaikuttaa. Kokonaisvaltainen ratkaisu vaatii merkittävästi omaa aikaansa aiheelle, investointeja määrittelyihin ja palvelukokonaisuuksiin, rohkeita linjavetoja ja kenties jopa tiettyjen pinttyneiden toimintatapojen päivittämistä.


 

Ratkaisu tietojen julkaisupaikaksi on Efecte Self-Service

Tärkeitä ja helppoja askelia haasteen korjaamiseksi on tietojen avoin esittäminen joko kokonaan tai rajallisesti asianomaiselle itselleen. Jos yrityksessä on paikka (itsepalvelukanava, intra, extranet tms.), niin tiedot voidaan julkaista henkilölle itselleen luettavaksi ja tarkastettavaksi. Oleellista on, että se on ihmisille luonteva paikka asioida.

Efecten suositus julkaisupaikaksi on ”Efecte Self-Service”, jossa käyttäjät voivat hoitaa kaiken muun asiointinsakin organisaation päin, mm. ongelmaraportoinnit, erityyppiset tilaukset, ehdotukset yms. Paikalla ei sinänsä ole väliä, kunhan ihmiset asioivat siellä ja näin löytävät omat tietonsa tarkastettavaksi.

Tarkastettavien tietojen määrä riippuu henkilöstä, eli esim. oma henkilökunta saa nähdä melkein kaiken ja asiakkaat vain murto-osan. Todennäköisesti omissa tiedoissa olevat virheet halutaan korjata ennen kaikkea ympäristöissä, joita pidetään itselle oleellisena. Omien tietojen julkaisu on teknisesti vaivatonta Efecten lomakkeilla riippumatta siitä, mistä lähteestä tiedot halutaan Efecteen tuoda. Vastaavasti kaikki mahdolliset päivitykset tietoihin saadaan ohjattua juuri niin moninaisten hyväksyntäketjujen kautta kuin tarve vaatii. Niiden hyväksyntä on myös erittäin selkeää ja tehokasta Efecten Visuaalisten työnkulkujen suunnittelun avulla.

Efecte tarjoaa toki myös kokonaisvaltaisempia ratkaisuja IDM- tai MDM-palvelukokonaisuuksien avulla. Tärkeää on saada ensimmäiset askeleet nyt otettua ja henkilötietojen laadun ja oikeellisuuden todentamisen prosessi alkuun. Ensimmäinen, helppo askel on tietojen julkaiseminen henkilölle itselleen.

 

Hyödyt henkilötietojen laadun parantumisesta

Henkilötietojen laadun ja oikeellisuuden paranemisesta on monia positiivisia vaikutuksia:

  • Operatiivisen toiminnan kustannukset vähenevät (vähemmän jatkuvaa manuaalista päivitettävää ja selvitettävää siitä, mikä tieto on oikein ja mikä ei)
  • Liiketoiminnan tehokkuus nousee mm. käyttäjätunnusten hallinnan, taloudenhallinnan ja erilaisten
  • raporttien oikeellisuuden myötä
  • Käyttäjätyytyväisyys nousee

 

Erittäin suurena lisäetuna tietojen julkaisemisesta tulee myös se, että sama logiikka maltillisilla muutoksilla mahdollistaa tulevan EU-tietosuojavaatimuksen mukaisen esitystavan henkilölle itselleen rekisterissä olevista tiedoista.

Herättikö aihe kiinnostusta? Miten tehokkaasti teidän yrityksessänne oikeasti henkilötietoja käsitellään? Kuinka paljon vääristä tiedoista aiheutuu ylimääräisiä kuluja jatkuvien manuaalisten päivitysten, virheiden korjausten tai liiketoiminnan hankaluuksien takia?

Ota yhteyttä ja kysy aiheesta lisää! Kerron mielelläni, miten pienten mutta merkittävien askeleiden ottaminen kokonaisuuden korjaamiseksi kannattaa aloittaa.

 

Tommi Lattu

Kirjoittanut Tommi Lattu

Sales Executive @Efecte. Experienced Sales professional with humble attitude to make services and solutions more valuable for customers.