Hallitse yrityspalveluitasi keskitetysti

Tunnisteet: Enterprise Service Management, HR Management

Herättelin lukijoita edellisessä artikkelissani, miten helpot yrityspalvelut ovat jo täällä - myös taskukoossa! Olen vastannut moniin asiakkaiden lisäkysymyksiin artikkelin julkaisun jälkeen ja nyt kerron koostetusti, tukipalvelu kerrallaan, mitä palveluiden keskittäminen yhdelle digitaaliselle alustalle käytännössä tarkoittaa.

Joustavaa ja aina tietoturvallista

Automatisointi mahdollistaa yrityksille monimuotoiset ja näppärät yrityspalveluiden hallintamahdollisuudet, joilla sujuvuuden lisäksi saadaan tehokkuutta ja kustannussäästöjä palveluihin. Kun palvelut on keskitetty yhteen järjestelmään, ja ne ovat integroitavissa tarpeen mukaan, on palveluihin liittyvän tiedon hallinnointi, raportointi, vertailu ja kehittäminen sujuvaa ja ajankäytöllisestikin tehokasta.

Yrityspalveluihin sisältyy paljon arkaluonteisia ja jopa yrityssalaisuuksiksi luokiteltavia asioita, jolloin järjestelmän tietoturvallisuuden on oltava huippuluokkaa. Palvelussa on pystyttävä tunnistamaan ja varmistamaan, että käyttäjällä on oikeus pyytää palveluja tai kuitata niitä. Käyttäjien ja käyttöoikeuksien identifiointi on modernissa palvelunhallintajärjestelmässä vakiona.

ITSM – IT-palvelut

Yrityksellä on yleensä paljon kumppaneita ja omia tai ulkoistettuja järjestelmiä, joissa on yritystä tai sen asiakkaita koskevia tietoja. Korostan aina, että vastuuta tiedosta ja tiedon omistajuutta ei voi ulkoistaa, sillä tieto on yrityksen arvokkainta omaisuutta ja kehitysvoimavara. Suosittelen integroitumista muihin järjestelmiin ja kumppaneihin, jotta tietovirrat saadaan paitsi näkyviksi molemmille osapuolille myös mitattaviksi, raportoitaviksi ja helpommin kehitettäviksi.

It-osastoilla automaatio it-omaisuuden, kuten laitteiden, lisenssien ja palveluiden, hallinnassa on tuttua jo 90-luvulta lähtien. Automaation ajatuksena on luoda ja tuottaa toimivia palvelukokonaisuuksia loppukäyttäjille. ITSM:n tavoitteena on nähdä ja ymmärtää, mitä omaisuutta meillä on, sekä hallita kokonaisuutta siten, jotta siitä on helppo raportoida, ja voit saamasi tiedon avulla astua kohti jatkuvaa kehittämistä.

HR Management – henkilöstöhallinnon palvelut

Monella yrityksellä on HRM-järjestelmä, jolla hallinnoidaan henkilöstöön liittyviä asioita ja osaamisen ja oppimisen järjestelmiä. Kokemukseni mukaan yrityksiltä usein puuttuu läpi organisaation toimiva tehokas tapa hoitaa uuden työntekijän perehdytysprosessi. Uuden henkilön perehdytykseen ja sisäänajoon liittyy monen eri osaston asioita, jotka on tähän saakka hoidettu Ecxeleillä, meileillä ja muistilipukkeilla, jotka kaikki vaativat manuaalista työtä ja kovaa informaation hallintaa. Keskitetty ja automatisoitu prosessi on helppo tapa tilata työntekijän tarvitsemat työvälineet, käyttöoikeudet, käyttäjätunnukset, lounas- ja käyntikortit sekä avaimet – tai mitä tahansa hän työssään tarvitseekaan.

Digitalisaatio mahdollistaa tämän kaiken palveluna: keskitetty järjestelmä osaa luoda tarvittavat pyynnöt ja tehtävät organisaation eri osa-alueilla ja hallita perehdytysprosessia. Kun uusi työntekijä astuu yrityksen palvelukseen, ovat työvälineet, sähköpostitunnukset ja työvaatteet valmiina, oikeat käyttäjäroolit olemassa tarvittaviin järjestelmiin, sertifioinnit ja kurssit käytynä ja joissakin tapauksissa vaadittavat erilaiset testit, kuten esimerkiksi soveltuvuustesti, kuntotesti tai huumausainetesti, käytynä ja kuitattuna.

Koko työsuhteen kattava tietojen hallinnointi on sujuvaa, kun perustiedot ovat keskitetysti koossa. Kun työntekijän tehtävä, rooli tai lokaatio muuttuu, on tietojen muokkaaminen helppoa. Myös työntekijän lähtöön liittyvien tietojen hallinnointi on järjestelmällistä, eikä listoille jää roikkumaan ylimääräisiä haamutunnuksia, laitteita tai oikeuksia.

Ottamalla koko prosessin haltuun varmistat, että asiat tulevat paitsi hoidettua, myös pullonkaulat raportoitua ja prosessit ovat muokattavissa entistä toimivammiksi. Silloin työntekijät viihtyvät ja henkilöstöhallinto pystyy keskittymään omaan työhönsä.

Finance Management – taloushallintopalvelut

Taloushallintopalvelun avulla voi tarkkailla yrityksen kustannusten kehitystä tuote-, palvelu- tai toimittajakohtaisesti. Kun kustannuksia mitataan vertailukelpoisesti, on niiden perusteella helppo tehdä muutosratkaisuja.

Taloushallinto hoitaa monia palveluita, jotka ovat hoidettavissa yhden kanavan kautta: rästimaksutiedot ja tietomuutokset, kuten laskutustietojen muutospyynnöt, jotka saadaan hallitusti vietyä toiminnanohjausjärjestelmiin sekä työntekijöiden, asiakkaiden, vuokratyöntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden taloushallintoon liittyvät tiedustelut. Jos yrityksellä on useita laskutus- tai ERP-järjestelmiä, on tärkeää pystyä luomaan samanlaiset palvelut eri laskutusjärjestelmien välillä.

Legal Management – lakipalvelut

Lakiosastolla automatisointi tarkoittaa esimerkiksi sopimusten sähköistä hallinnointia. Sähköisen säilytyksen ja organisoinnin lisäksi sopimuksiin voi asettaa hälytyksiä niiden umpeutumiseen tai uusimiseen liittyvistä päivämääristä. Keskitetyn palvelun avulla vältät unohtamisesta aiheutuneet kustannukset, sopimusriskit, päällekkäiset sopimukset ja muistat tarkistaa tai irtisanoa esimerkiksi määräaikaiset leasing-sopimukset. Palveluun syötetty digitaalinen sopimus on helppo hakea avainsanojen avulla ja tarkistaa, mitä kumppanin tai asiakkaan kanssa onkaan sovittu, tai mihin sopimuksiin tulevat regulointiuudistukset vaikuttavat

Lakiosasto huolehtii myös vastuiden ja vahinkojen/vaateiden hallinnasta. Järjestelmässä tieto säilyy ja on helposti päivitettävissä siten, että koko vaadeprosessi on siellä kirjattuna. Esimerkiksi sopimusrikkomuksesta löytyy tiedot koko prosessista: kuka saa tietoa, miten sitä prosessoidaan ja miten asiasta kommunikoidaan niin sisäisesti kuin ulkoisestikin.

Isoille yrityksille olennaista on myös mahdollisuus sisäisten ja ulkoisten auditointien keskitettyyn hallinnointiin: mitä on auditoitu ja kuka auditoinnin on hyväksynyt. Järjestelmässä on myös mahdollisuus luoda oma kanava, jonka kautta työntekijä voi anonyymisti ilmoittaa vastuuttomasta menettelystä, kuten yrityksen omaisuuden väärinkäytöstä, lahjontayrityksestä tai muusta yrityksen sisäisestä tai ulkoisesta riskistä.

Myös lakiosaston raportointi ja tietojen siirtäminen tai jakaminen muille yrityskaupan tai fuusion yhteydessä onnistuvat keskitetyn yrityspalvelujärjestelmän avulla.

Facility Management – kiinteistöpalvelut

Kiinteistöpalveluiden järjestelmä tarjoaa loppukäyttäjälle helpon kanavan hoitaa kaluston ja käyttöomaisuuden kunnossapitoon, poikkeustilanteisiin ja toimitilojen palveluihin liittyvät pyynnöt ja tilaukset helposti. Järjestelmästä onnistuvat kaikki arkiset asiat kuten siivoojan, huoltomiehen tai hissin korjauksen tilaaminen, neuvotteluhuoneen ja kahvituksen varaaminen tai ilmoitus, että neuvotteluhuoneen tykki ei toimi.

Palvelun hoitaja voi olla yrityksen sisäinen tai sen kumppaniyritys, mutta tärkeintä on, että on helppo paikka palvelupyynnön luomiseen ja sen kuittaamiseen – nopeasti.

Business Service Management

Sisäisten palveluiden lisäksi täytyy yrityksen tarjota automatisoituja palveluja myös niistä maksaville asiakkaille, niin kuluttajille kuin yritysasiakkaillekin. Maksulliseen palveluun liittyvien tukipyyntöjen, lisätilausten sekä raportointi- ja muutospyyntöjen automatisointi parantaa asiakaspalvelua ja kehittää yrityksen toimintaa entistä paremmaksi.

Yrityspalvelut myös taskukoossa

Resursseja ja aikaa säästävä tehokkuus syntyy yrityksen yleisten tukipalvelujen keskittämisestä yhdelle digitaaliselle alustalle, jonka avulla niitä voi operoida ja hallinnoida myös mobiilisti.  Mobiilisovelluksen avulla yrityksen toimintoja pystyy hoitamaan silloin, kun niille on aikaa, vaikka lentokentällä lentoa odotellessa. Keskitetty palveluhallinta on aina mukana ja it-tiketin voi raportoida, matkakulut hyväksyä tai uuden verokortin ilmoittaa kännykällä silloin, kun siihen on sopiva aika, tai kun se on pakko tehdä.

Miten teidän yrityspalvelunne hoidetaan?

Yritysten hallintapalvelut ovat täällä tänään. Älä jätä niitä vain it-osaston käyttöön, vaan helpota myös muiden liiketoimintayksiköiden, kuten HR:n, taloushallinnon, lakiosaston, kiinteistöpalveluiden sekä maksavien asiakkaidesi palvelua.

Joko teillä on mietitty, mitkä kaikki asiat kuuluvat yrityspalveluihinne, miten ne toimivat ja millaisia automatisointimahdollisuuksia on olemassa? Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

Johannes Niemi
myyntijohtaja
johannes.niemi@efecte.com
040 747 9161

Johannes Niemi

Kirjoittanut Johannes Niemi

Johannes Niemi is in charge of sales in the Nordic countries. This expert in solution sales is relentlessly focused on providing customers with new and better solutions. He also communicates with and listens to his organization and ensures that he can keep his promises.