Verwalten Sie Ihre Unternehmensdienstleistungen zentral

Tags: IT Service Management

In meinem vorigen Artikel habe ich die Leser aufgerüttelt, ob einfache Unternehmens-dienstleistungen bereits vorhanden sind - selbst im Taschenformat! (english) Nach der Veröffentlichung des Artikels habe ich auf viele Zusatzfragen der Kunden geantwortet und nun erläutere ich zusammenfassend, zu jeder unterstützenden Dienstleistung separat, was die Konzentration auf einer digitalen Plattform in der Praxis bedeutet.

Flexibel und stets datengeschützt

Die Automatisierung erlaubt den Unternehmen verschiedenartige und rasche Verwaltungs-möglichkeiten, mit denen zusätzlich zu Geschwindigkeit Effektivität und Kosteneinsparungen bei den Dienstleistungen erzielt werden. Wenn die Dienstleistungen auf ein System konzentriert werden, und sie je nach Bedarf zu integrieren sind, werden Verwaltung, Berichtswesen, Vergleich und Entwicklung der zu den Dienstleistungen gehörenden Daten zügig und unter zeitlichem Aspekt effektiv erfolgen.

Zu den Unternehmensdienstleistungen zählen viele sensible und sogar den Unternehmens-geheimnissen zuzuordnenden Punkte, so dass die Datensicherheit des Systems Spitzenklasse sein muss. Im Dienst muss erkannt und gesichert werden, dass der Nutzer das Recht hat, die Dienste anzufordern oder diese zu bestätigen. Die Identifizierung von Nutzer und Nutzungsrechten gehört in einem modernen Dienstverwaltungssystem zum Standard.

ITSM – IT-Dienstleistungen

Ein Unternehmen hat normalerweise viele Partner sowie eigene oder ausgelagerte Systeme, in denen sich das Unternehmen oder seine Kunden betreffende Daten befinden. Ich unterstreiche stets, dass die Verantwortung für Daten und Datenbesitz nicht ausgelagert werden kann, denn Daten sind der wertvollste Besitz und Entwicklungsressource eines Unternehmens. Ich empfehle die Integration in andere Systeme und Partner, so dass die Datenströme neben der Sichtbarkeit für beide Seiten auch messbar, protokolierbar und einfach zu entwickeln sein müssen. 

In den IT-Abteilungen ist die Automatisierung von IT-Besitz wie Geräten, Lizenzen und Diensten in der Verwaltung bereits seit den 90er Jahren bekannt. Der Gedanke der Automatisierung besteht darin, funktionierende Dienstleistungskomplexe für den Endnutzer zu schaffen und zu erbringen. Ziel des ITSM ist es, zu sehen und zu verstehen, über welchen Besitz wir verfügen, sowie den Komplex so zu verwalten, dass darüber leicht berichtet werden kann und Sie gleichzeitig mit Hilfe der von Ihnen erlangten Daten in eine Weiterentwicklung eintreten können. 

HR Management – Dienste Personalverwaltung

Manche Unternehmen verfügen über ein HR-Managementsystem, mit dem Personal bezogene Angelegenheiten und Knowhow- und Lern-Systeme verwaltet werden. Nach meiner Erfahrung fehlt den Unternehmen oft eine durch die Organisation durchgängig funktionierende effektive Art für den Orientierungsprozess eines neuen Mitarbeiters zu sorgen. Zum Kennenlernen und Einarbeiten einer neuen Person gehören Punkte vieler verschiedener Abteilungen, die bisher mit Excel, Mails und Notizzetteln erledigt wurden, die alle manuelle Arbeit und eine aufreibende Informationsbewältigung erfordern. Ein zentralisierter und automatisierter Prozess stellt eine einfache Art dar, die vom Mitarbeiter benötigten Arbeitsmittel, Nutzungsrechte, Nutzerzugangsdaten, Mittags- und Visitenkarten sowie Schlüssel – oder was auch immer er bei seiner Arbeit benötigt, zu bestellen.

Die Digitalisierung ermöglicht all dies als Dienstleistung: ein zentralisiertes System kann die benötigten Anforderungen und Aufgaben in den verschiedenen Teilbereichen der Organisation erstellen und den Orientierungsprozess verwalten. Wenn sechs Mitarbeiter in die Dienste des Unternehmens eintreten, sind die Arbeitsmittel, Email-Konten und Arbeitskleidung vorbereitet, die richtigen Nutzerrollen für die notwendigen Systeme vorhanden, die Zertifikate und Kurse gebucht und auch die in bestimmten Fällen erforderlichen Tests, wie beispielsweise Eignungs-,   Belastungs- und Drogentest gebucht und bestätigt.

Die komplette Datenverwaltung des gesamten Arbeitsverhältnisses ist reibungslos, wenn man Grunddaten zentralisiert beisammen hat. Wenn sich Aufgabe, Funktion oder Einsatzort des Mitarbeiters ändern, ist die Bearbeitung der Daten einfach. Auch die Verwaltung der mit dem Abgang des Mitarbeiters verbundenen Daten ist organisiert, und man braucht nicht auf die Listen überflüssige Geisterkennwörter, Anlagen oder Berechtigungen hängen.

Mit der Übernahme des gesamten Prozesses stellen Sie sicher, dass neben der Erledigung der Prozesse, auch über Engstellen berichtet wird und die Prozesse im Vergleich zu früher zweckmäßiger bearbeitet werden. Damit fühlen sich die Mitarbeiter wohl und die Personal-verwaltung kann sich auf ihre eigene Arbeit konzentrieren.

Finance Management – Wirtschaftsverwaltungsdienste

Mit Hilfe der Wirtschaftsverwaltungsdienste kann man die Kostenentwicklung des Unternehmens hinsichtlich der Produkt-, Dienstleistungs- und Lieferkosten überwachen. Wenn die Kosten vergleichbar gemessen werden, ist es auf deren Grundlage einfach, Änderungsentscheidungen zu treffen.

Die Wirtschaftsverwaltung kümmert sich um viele Dienstleistungen, die über eine Schiene zu erledigen sind: Daten zu rückständigen Zahlungen und Datenänderungen, wie Änderungswünsche der Daten zur Rechnungslegung sowie Anfragen die Wirtschaftsverwaltung von Mitarbeitern, Kunden, Leiharbeitern und Kooperationspartnern betreffend. Wenn ein Unternehmen über mehrere Rechnungslegungs- oder ERP-Systeme verfügt, ist es wichtig, gleichartige Dienste zwischen den verschiedenen Rechnungslegungssystemen herzustellen.

Legal Management – Rechtsdienstleistungen

In der Rechtsabteilung bedeutet Automatisierung beispielsweise die elektronische Verwaltung der Verträge. Außer der elektronischen Aufbewahrung und Organisation kann man für Verträge mit deren Ablauf oder Erneuerung verbundene Termine einstellen. Mit Hilfe der zentralisierten Dienstleistungen vermeiden Sie die durch Versäumnisse verursachten Kosten, Vertragsrisiken, überlappende Verträge und Sie vergessen nicht, beispielsweise befristete Leasing-Verträge zu  

kontrollieren oder zu kündigen. Ein in den Dienst eingegebener digitaler Vertrag lässt sich leicht mit Stichworten suchen und kontrollieren, was mit dem Partner oder Kunden vereinbart ist, oder welche Verträge von zukünftigen Reformen der Regulierung beeinflusst werden.

Die Rechtsabteilung erledigt auch die Verwaltung von Haftungen und Schäden/Ansprüchen. Die Daten bleiben erhalten und sie sind leicht so zu aktualisieren, dass der gesamte Anspruchsprozess dort verzeichnet ist. Zu einem Vertragsbruch finden sich beispielsweise die Daten vom gesamten Prozess: wer erhält die Daten, wie wird prozessiert und wie wird die Angelegenheit sowohl intern als auch extern kommuniziert.

Für große Unternehmen ist auch die Möglichkeit zur zentralisierten Verwaltung der internen und externen Auditierungen wesentlich: was wird auditiert und wer hat die Auditierung bewilligt. Im System besteht auch die Möglichkeit, einen eigenen Kanal zu schaffen, über den der Mitarbeiter anonym verantwortungsloses Verhalten, wie die Veruntreuung von Unternehmenseigentum, einen Bestechungsversuch oder ein anderes internes oder externes Unternehmensrisiko anzeigen kann.

Mittels des zentralisierten Unternehmensdienstleistungssystems gehen auch das Berichtswesen und das Übertragen und Teilen von Daten mit anderen in Verbindung mit Unternehmenserwerb oder Fusion vonstatten. 

Facility Management – Immobiliendienstleistungen

Das System der Immobiliendienstleistungen bietet dem Endnutzer einen einfachen Weg das Inventar und Betriebsvermögen zu warten, und Anforderungen und Bestellungen im Zusammenhang mit Ausnahmesituationen und Dienste für Geschäftsräume zu besorgen. Mit dem System gelingen alle Dinge des Alltags wie die Bestellung der Reinigungskraft, des Service-Technikers oder die Reparatur des Aufzugs, die Reservierung des Verhandlungsraums und des Kaffee-Catering oder die Meldung, dass der Projektor im Verhandlungsraum nicht funktioniert.

Der Dienstleistungserbringer kann ein interner sein oder dessen Partnerunternehmen, aber wichtig ist, dass es eine einfache Stelle zur Erstellung der Dienstleistungsanforderung und ihrer Rückmeldung gibt – und zwar schnell.

Business Service Management

Außer den internen Dienstleistungen muss das Unternehmen automatisierte Dienstleistungen auch für die zahlenden Kunden anbieten, sowohl für Verbraucher wie auch Unternehmenskunden. Die Automatisierung von mit gebührenpflichtigen Diensten verbundenen Unterstützungs-anforderungen, Zusatzbestellungen sowie Berichts- und Änderungswünschen verbessert den Kundendienst und entwickelt die Tätigkeit des Unternehmens besser als zuvor.

Unternehmensdienstleistungen sogar im Taschenformat

Ressourcen und Zeit sparende Effektivität entwickeln sich aus der Zentralisierung der gängigen Dienstleistungen des Unternehmens auf einer digitalen Plattform, mit deren Hilfe diese auch mobil betrieben und verwaltet werden können. Mit Hilfe einer mobilen App kann man die Tätigkeiten des Unternehmens so erledigen, dass dafür Zeit bleibt, auch wenn man am Flughafen auf einen Flug wartet. Die zentralisierte Dienstleistungsverwaltung ist immer dabei und das IT-Ticket lässt sich abrechnen, die Reisekosten können bestätigt werden oder eine neue Steuerkarte kann man dann übers Handy anmelden, wann dafür die Zeit passt, oder wenn man es tun muss.

Wie werden Ihre Unternehmensdienstleistungen erledigt?

Die Verwaltungsdienstleistungen der Unternehmen sind hier und heute. Überlassen Sie diese nicht nur der IT-Abteilung, sondern erleichtern Sie auch anderen Geschäftsfeldern, wie HR, Wirtschafts-verwaltung, Rechtsabteilung, Immobilien-Service sowie Ihren zahlenden Kunden den Dienst.

Haben Sie schon darüber nachgedacht, welche Punkte alle zu Ihren Unternehmensdienst-leistungen gehören, wie sie funktionieren und welche Automatisierungsmöglichkeiten bestehen? Kontaktieren Sie uns für ein Gespräch zu den Einzelheiten!

 

Johannes Niemi

Written by Johannes Niemi

Johannes Niemi is in charge of sales in the Nordic countries. This expert in solution sales is relentlessly focused on providing customers with new and better solutions. He also communicates with and listens to his organization and ensures that he can keep his promises.

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